企業如何應對ERP物流信息過載問題？

目前在ERP系統中信息“過載”，已經成為了許多企業的一大結癥。日復一日積累的“海量”的、無章無序的信息一方面不斷地消耗企業的信息資源，另一方面又容易誤導決策。以優化ERP物流信息管理模式為案例，解析ERP傳統的物流信息管理模式信息過載的主要原因。

物流的三大分類

站在信息應用的角度，可以將物流簡單地分成三類：一類是物理變形式的物流，另一種是地域分布式的物流，還一種是機械流動式的物流。三種物流信息管理模式上各有側重。

1.物理變形式的物流

通常應用在以制造為主的企業中，它的特點是物流在制造期間增值性較強。對此學者與管理者們長期研究的是如何能最大的創造這個增值空間，其重點對象是制造成本管理。

2.地域分布式的物流

典型的應用在以分銷為主的銷售公司，它的特點是價值鏈較廣。公司銷售地域分布有多廣，它的價值鏈就有多廣。例如典型的有國美電器、蘇寧電器等等，他們的商品分布在全國各地，當企業管理者們在研究營銷的時候，一方面關注如何向每個城市的每個連鎖店，或連鎖柜“鋪貨”(這個被稱之為市場營銷的“毛細血管”)，解決搶占市場的問題;另一方面又不得不為在這些“毛細血管”中囤積的物料與價值，銷售利潤，及信息采集的及時性、真實性而倍加感嘆。

3.機械流動式的物流

機械流動式的物流的應用是近兒年來最熱門的第三方物流公司。在它推崇的以客戶為核心的理念下，為客戶提供最佳的物流信息!企圖通過最高端的信息通訊技術，衛星定位系統及配套移動設備，讓客戶知道自己的物料現在位于何方。的物流是指的第一種。

傳統的物流信息管理模式

熟悉企業管理的人仔細地觀察一下傳統的制造物流信息管理模式，不難發現它采用的信息源是“物流+單據流”的捆綁形式。

在企業內部傳統的物流信息管理通常是：當某一物料從供應地點，發往需求地點的時候都要求嚴格地按照“單據憑證”進行交接，所以在企業里單據的種類是十分繁多的。記得在一家企業做信息系統的時候，曾收集到140多種表單，最后經過多方討論，還是保留廠40多種。以使用最普遍的“領料單”與“發料單”為例，分析傳統的物流與它原始數據的走向。

在企業里物料的“領料單”與“收料單”通常被設計為“四聯單”(財務一聯，車間一聯，倉庫一聯，班組一聯)，這些單據是配合著企業管理規定使用的。當部門需要領用物料時，企業管理要求先編制“領料單”，然后供應部門依據“領料單”編制“發料單”。企業對物料管理是通過“領料單”與“發料單”來分辨需求方和供應方已經有過物料交接這一事實。為了保證交接不可抵賴性，要求雙方保存“領料單”與“收料單”的憑證，以備日后稽查。還有，為配合財務人員對物流的資金管理，在評估物流信息管理水平時，如果出現了缺口，將提交原始單據一一“對賬”，直至找出資金的損失之處為止。如有違章，輕者受到處分，重者違法提交法律制裁。

由于物料是國家或企業的資產，因此企業在管理方面尤其重視。為了做好物料的管理工作，每個企業都設計了自己的物流信息管理模式，其中包括物流線路、通道和倉庫(在物流信息模式中稱節點)。倉庫是物料的緩存地點，在企業里物流的倉庫越多，物流就管理得越清晰，產品的生產成本就會計算越準確，但是這樣管理的成本會增高，信息的處理量也會加大。當物料的倉庫設置少一點，管理成本會降低，信息的處理量就減少，但是物流的信息“黑洞”就會加大。目前在制造業利潤空間已經很薄的情況下，無論是增加人工成本，還是加大信息“黑洞”都將是給企業埋下一個顆定時“炸彈”。

ERP物流信息管理模式特點

ERP物流信息管理模式特點主要包括：

· 管理精細化。多倉庫管理，多工序管理，產品的制造過程乃至每一道工序能采集、查詢到信息。

· 按工序管理物料。每道工序貨位之間物料移動都要求嚴格地按開具“四聯單”。

· 管理會計當按產品做成本核算。倉庫之間、工序之間要求按交接，并且雙方完整無缺地保存下來，并記日志賬，作為車間產品核算的原始依據。

· 按產品做制造成本。要求倉庫之間、工序之間交接憑證的完整無缺，記錄好日志賬，作為財務計算制造成本的原始依據，很明顯車間成本核算與財務計算制造成本都是共用同一個信息源。

從應用分析角度來看，其特點包括：

· 物流節點過多，倉庫設置過多，導致物流線路過長，且倉庫之間都用“四聯單”，單據量大，交接操作、單據收集的工作量大，因此記日志賬，對賬的工作量相當地大;

· 導致車間成本核算，財務制造成本記賬信息過載，工作量大;

· 每一道工序都需要有物料編碼，物料品種多，基礎數據輸入的工作量大;

· 工序物料編碼，導致物料清單層次加深，也增加廠加工訂單的輸入量……3上線效果

舉例來說，廣東科龍配件公司2003年上線后，利用ERP來記賬、算賬、查數、出報表。能夠得到及時、準確地查詢到物流數據，但是很難達到管理與控制物流的效果，原因很簡單，傳統的物流信息管理模式本來就是“串一后管理”的方式，僅能看清楚數據，做“串一后處理”而已。

優化的物流信息管理模式

將傳統的物流信息管理模式硬搬到ERP系統上去，一方面企業獲取廠大量、及時、準確的物流數據。另一方面，面對這些“海量”的物流數據。企業不禁為之驚嘆：怎么會是這樣的呢？難道我們的員工每大忙著輸入數據，各部門都要求增加人員，就是為了報告這些數據嗎？

的確，我們不得不反思“為了信息”企業所付出的代價!也不得不體會企業目前在信息系統建設中的處境。我們能不能做一個限定，在企業有限的管理目標前提下，設計一個適應的物流信息管理模式，讓物流信息在限定的范圍內“跑”，讓企業有能力管理來分析、控制這些物流信息呢？

我們必須走出傳統的思維模式，用先進的管理技術優化企業的物流信息管理模式，改變已經事在必為。

優化的設計需求包括：

· 推行集中式倉庫管理模式，減少倉庫設置，減少物流節點。

· 工作中心不按工序設置倉庫，采用“在制品貨位”管理技術。

· 深化加工訂單的應用，采用JIT中拉式管理技術，用加工訂單驅動物流。

· 用加工訂單中拉出領料表替代工序間的“領料單”操作。

· 利用“工序完工”反沖功能，替代工序間的“發料單”操作。

· 利用ERP成本中心自動記錄生產成本。

· 利用ERP歷史事項處理數據庫的功能自動記錄物料交接記錄，甩掉傳統的憑證管理。

物流信息管理模式的關鍵思想是最大限度地利用ERP系統中的工作中心、成本中心、歷史事務處理的自動記錄的信息，減少或去掉手工單據。這樣：