淺談信息化在物資采購管理中的應用

一、企業降低成本的核心

要降低采購成本，克服現行采購工作中存在的問題，需要從采購機制入手，探討各種采購模式，找到適合企業需要的和物資品種相適應的采購模式和技術手段。降低采購成本也是企業創造利潤的重要手段之一，是企業的第三利潤源泉，而且企業的采購成本占產品總成本的比例較高，采購成本降低具有一定的空間。因此，降低采購成本將是企業提高效益的重要途徑之一。同樣，企業降本增效的傳統做法是通過減少生產過程中人工、能源和原材料的消耗(被稱為第一利潤源泉)，以及通過擴大產品銷售量或銷售利潤率(被稱為第二利潤源泉)來提高利潤總量。

二、現代化企業采購模式

(一)比質比價采購模式

采購不但要比價格，還要同時比質量。特別是企業的采購量少，不適合作招標采購時，可以廣泛采用互聯網競價、詢價和物資流管理系統等現代化方法和手段，實現定點廠家采購，就地就近采購和網上采購等多種形式的比質比價采購。

(二)聯合采購模式

近幾年來，企業采用聯合采購的方式，大批量的采購，統一對外，分地、分批的供應，降低了生產的成本，同時企業也要走聯合之路，對大宗物資進行聯合采購。為實現聯合采購，需要開發相應的信息系統，為供貨商與用戶之間建立起交易和交流的平臺。企業物資采購部門聯合起來，對一些通用。量多的物資進行統一的集中采購，分地分批交貨，降低價格的效果顯著。

(三)物流管理信息化綜合采購模式

將企業采購活動納入企業資源計劃系統(ERP)之中，利用物流管理信息化來集成各種采購模式，可以達到采購管理的最佳化。物流管理信息化綜合采購模式具備以下的功能：

(1)可進行動態庫存盤點，盤點期間不影響庫房的出庫、入庫、退貨、退庫、報廢等業務處理。

(2)把企業現有的信息、物資采購數據庫信息、新供應商信息和入庫單有關信息相組合，并系統記錄供應商的信用等級、質量等級、交貨周期、歷史交易價格，形成“貨比多家數據庫”。

(3)可以查詢出材料的積壓狀況，對過期材料做出及時處理。

(4)將企業計劃、審批，驗收，庫存、財務等有機的結合起來，對復雜交叉的計劃情況，對以前未完成的計劃進行跟蹤，產生出的新計劃，能使企業始終保持最低的合理庫存量，保證采購數量的準確。

(5)能對以前未完成的計劃進行跟蹤，為企業管理者提供及時、準確的庫存信息和合理的補庫計劃，解決企業因庫存積壓和缺件引起的生產風險。

(6)審計部門和領導者可隨時查詢各類采購物資的價格，達到全程監督審計的目的。

三、物資采購管理信息化的措施

(一)加強采購數字化

(1)建立物資信息的動態化跟蹤管理信息處理平臺，實現庫存查詢、單據查詢、物耗查詢、合同查詢、計劃與合同分析，并據此編制短缺前的采購計劃，有效防止生產中斷，提高物資管理水平。

(2)建立對供應商的檔案化管理機制記錄供應商成交的數量、價格，及時性等指標，通過指標分析，實行考評動態管理形成貨源穩定、質量優質、價格合理的供應商伙伴關系，通過長期協作關系的建它，可以有效地避免分散采購帶來的質量差等弊端。

(3)同時對市場上的供應信息加以記錄分析，并以之與供應商的供應信息相比較，準確把握各種需求物資的市場走向、精準價格、需求等信息，避免盲目采購。

(4)深入淺出地匯集需求信息，物資管理部門要深入生產一線聽取生產部門對物資質量等方面的意見，建立信息反饋機制有利于精準生產需求，有的放矢，同時也為評判供應商實施等級化管理提供了可行條件。

(二)逐步建立企業采購或物流信息系統

采用先進技術手段，以利于采購活動的正規和提高效率，并與計劃、庫存相結合，建立企業本身所需供應商的產品貨比多家數據庫和產品動態比價數據庫。通過改進庫存管理，可以將備用物資由分別儲備改為集團統一儲備，實現信息共享，相互調配，以人幅度減少備用物資的積壓和資金占用；可以增加各企業已有積壓物資的改代利用機會，以逐漸減少各企業積壓，盤活資產；可以提高各企業的緊急需求滿足率，減少因物資供應短缺造成的生產停頓損失。通過企業網站，增加網上招標功能，提出采購需求，由多個供應商進行競價。每年要發布一些年度采購物資目錄，建立網上供應商及其產品的登記。

(三)采購系統與企業內部管理信息進行結合

將企業外部采購系統與企業內部管理信息系統結合起來，對內部物流系統進行延伸。企業在內部網上提出購物申請，庫中有貨則可以發放，無貨則進行缺貨登記，系統數據轉入外網進行競價采購。這樣做可以全面管理企業內部進貨、發放，庫存業務，進行統計分析，主管領導根據權限可以隨時查詢有關部門物資使用情況。