現代商務寫作（商務溝通類）之商業信函

現代商務寫作（商務溝通類）之商業信函

一、商業信函的定義及特點

    商業信函是指利用信函的方式，通過郵政的渠道，向指定的單位或個人傳達商務廣告信息，以期達到一定目的信息傳播活動。

　　 商業信函之所以能成為當今經濟市場的熱點廣告媒體，主要由于它具有以下幾方面特點：

　　一、經濟性：成批交寄的商業信函在資費上可享受優惠，與其它信息發布形式相比費用較低廉。

　　二、實用性：可裝寄文字、圖片、合同、訂單、帳單、卡片等，圖文并茂、內容詳盡。

　　三、可靠性：具有明確的收件人地址、單位名稱和郵政編碼，可準確及時地投交給指定的單位或收件人。

　　四、針對性：可根據商務信息和廣告內容的適用范圍，分門別類地去制作、發布商業信函。

　　五、方便性：郵政商業信函使用方便，可隨時隨地閱覽。

二、對商業信函的“完整”要求

一封信寫得是否完整，建議用五個“Ｗ”來檢驗，既：

    “Who, What, Where, When 及Why(包括How)”

     例如在定貨的信中，必須明確說明

    “需要什么商品”(What you want)

    “何時需要” (When you need the goods)

    “貨物發到何地何人收”(to Whom and Where the goods to be sent)

    “如何付款”(How payment will be mande)

     如對對方的要求作出否定的答復時（如不能報盤，不能理賠等）應說明理由“為什么”(Why)

三、商業信函范文

  1. 范文1-----解釋報盤的函電范本

   ____年____月____日來函收悉，貴公司認為我們已報去平板玻璃成套設備很適合于貴地的各種條件，擬予采用，甚慰。至于價格和付款方式問題，現答復如下：
　　（1）付款方式：我公司在出口貿易中公接受信用證付款，這是歷來的習慣做法，貴公司大概早已知道。現貴公司既提出分期付款的要求，經考慮改為50%貨款信用證在第一批貨物付運時付清；余下50%分兩期在運完畢后1年內末批貨物交付清。
　　（2）價格方面：我公司肯定地說，所報的價格是經過全面考慮仔細核算的，是符合目前市場水平的。我們在付款方式方面已作出如上讓步，對貴公司已非常有利，所以，對貴方要求減價一事，我們實難照辦。
　　以上意見請再予研究考慮。對其他條款如無不同意見，請即寄來訂單，以便制訂合約。

2. 范文2---- 磋商包裝條件電函

_____________:
　　雨衣包裝
　　你方6月2日上述標題訂單已收悉，謝謝。我們高興地通知你方，除了包裝 條款以外，訂單中所列其條款我們均能接受。
　　你們訂單中所述的包裝是我們數年前采用的老式包裝。此后，我們改進了包裝，結果表明我們的客戶對近幾批貨物完全滿意。我們的雨衣產品現用塑料袋包裝，然后裝入紙盒內，十打裝一箱，每箱毛重為30公斤左右。
　　每一紙箱襯以塑料紙，全箱用鐵箍加固，以防內裝貨物受潮及因粗暴搬運可能引起的損壞。
　　我們的意見是由于使用了塑料袋包裝，每件雨衣完全可陳列于商店的櫥窗， 而且美觀，這樣定將有利于貨物的銷售。此外，改進的包裝份量輕，因而容易搬運。
　　以上所述供你方參考，如果在本月底前我方沒有收到你方的反對意見， 我方將相應地完成你方訂貨。

3. 范文----介紹商檢業務函電

--------：

　　介紹商品檢驗情況

　　我們很高興在此信中向貴方介紹我國商品檢驗方面的情況。

　　我國商品檢驗局是獨立的檢驗機構，凡國家規定檢驗的進出口商品以及合同規定檢驗的商品，都由商品檢驗局檢驗并出具證書。海關監管憑商檢合格證書驗放。商品檢驗局還接受對買方、賣方、運輸和保險部門申請的公證鑒定工作，如重量鑒定，殘損鑒定，船艙檢驗。監督裝卸，貨載衡量，產地、價值、包裝證明，簽封樣品等，并出具證明。

　　為確保買賣雙方利益，對出口商品允許買方在合同規定期限內復驗。如發現質量、數量上有問題，買方可憑第三者檢驗機構的證明向我出口公司提出異議。

　　我國商品檢驗局與國外檢驗機構已逐步建立相互委托的業務關系。此間商品檢驗局可以接受國外檢驗機構或對外貿易關系人的委托，辦理在我國的檢驗工作，也可委托國外檢驗機構為我們在國外辦理檢驗。

　　你們如有詢問，定會給予重視。

2006-11