現(xiàn)代商務(wù)寫作（商務(wù)溝通類）之商務(wù)函件

一、商業(yè)函件的概念

    商業(yè)函件業(yè)務(wù)簡稱商函業(yè)務(wù)，它區(qū)別于具有個(gè)人通信性質(zhì)的信件，是為社會(huì)各類用戶提供迅速準(zhǔn)確傳遞商用信息的業(yè)務(wù)。 商業(yè)函件是一種廣告媒體，利用郵局點(diǎn)多面廣的優(yōu)勢(shì)，以郵寄的方式，將廣告客戶要求寄發(fā)廣告商品介紹、訂貨單、調(diào)查征函、通知單等投送到廣告客戶所希望的接收人手中。

　　商業(yè)函件是一種新興的廣告形式，利用郵政點(diǎn)多面廣的優(yōu)勢(shì)，以郵寄信件的方式，將您要求寄發(fā)的廣告、商品介紹、訂貨單、調(diào)查征詢函、通知單等投送到指定的收件人手中。目前商業(yè)函件的種類有信函型商函、對(duì)帳單型商函、郵送廣告(印刷品形式)、貨樣廣告型商函、郵政廣告郵資明信片(含企業(yè)拜年卡)等。

廣告函件與廣播電視及報(bào)刊廣告相比，具有廣告發(fā)布面廣、針對(duì)性強(qiáng)、 手續(xù)簡便、價(jià)格便宜、方便迅速等特點(diǎn)。

二、商業(yè)函件的特點(diǎn)

     1、針對(duì)性強(qiáng)：由于商函能針對(duì)不同對(duì)象采取不同訴求,又可以直接寄到目標(biāo)對(duì)象手上，所以被閱讀率很高。有統(tǒng)計(jì)表明,可達(dá)90%,容易快速促成購買行為。

2、時(shí)效性長:一張?jiān)O(shè)計(jì)、制作精美的明信片、廣告信息、印刷品或郵簡,會(huì)留給客戶美好的印象,在作出最后決定之前可以反復(fù)翻閱廣告信息,詳盡了解產(chǎn)品的各項(xiàng)性能指標(biāo),直到最后做出購買或舍棄決定。

3、個(gè)性化突出:商函的發(fā)出者將商業(yè)信息或廣告直接寄到顧客手中,讓顧客親身體驗(yàn)獨(dú)特的享受,接受對(duì)方關(guān)懷。

4、效果測(cè)定快:一張附有回執(zhí)的或者附送優(yōu)惠券的商函,可以幫助企業(yè)找到目標(biāo)客戶和潛在用戶,有效地達(dá)到了促銷的效果。

三、商業(yè)函件范文

   1.商業(yè)信函范文---、-報(bào)實(shí)價(jià)的信函

  先生:二零零四年元月十六日有關(guān)查詢大米和大豆新加坡到岸價(jià)的電傳已收悉。 
      今日上午電傳報(bào)價(jià)：精白米三百公噸，每公噸成本加運(yùn)費(fèi)新加坡到岸價(jià)為2400澳元。于二零零四年三或四月裝運(yùn)。以上實(shí)價(jià)需由貴公司于二零零四年二月十日前回覆確實(shí)。 
     該報(bào)價(jià)為最優(yōu)惠價(jià)，恕不能還價(jià)。 
     本公司與客戶正洽售一批大豆交易，若貴公司愿意報(bào)以適當(dāng)買價(jià)，本公司樂意出售。近來該類產(chǎn)品需求熱烈，令價(jià)格上漲。請(qǐng)貴公司把握機(jī)會(huì)，盡早落實(shí)定單為盼。
   銷售部主任
   托尼.斯密思謹(jǐn)上

2..商業(yè)信函范文二、加價(jià)前優(yōu)惠大客戶

   ——先生:
鑒于全球的紙張價(jià)格上升，自明年一月一日起，本公司的貨品價(jià)格將全面提升百分之十。
本公司萬分感激貴公司長期以來的支持，特此建議在價(jià)格調(diào)整前預(yù)早訂購貨品。凡訂購金額超過20,000英鎊，更可獲得九五折優(yōu)惠。
若未能騰出地方存放紙張，本公司樂意免費(fèi)提供存貨服務(wù)，直到貴公司有所安排。此次減價(jià)特別優(yōu)惠顧客，預(yù)早訂購可減少來年購買紙張至少百分之十五的支出。
期待著你的覆音。
銷售部主任
托尼.斯密思謹(jǐn)上
2000年5月20日

四、商業(yè)函件目標(biāo)市場(chǎng)和經(jīng)營策略分析

（一）、找準(zhǔn)目標(biāo),有的放矢

發(fā)展商業(yè)函件業(yè)務(wù)商業(yè)函件能否快速、穩(wěn)定發(fā)展,在很大程度上取決于目標(biāo)市場(chǎng)的選擇。目

標(biāo)用戶定位得當(dāng)?shù)脑?商業(yè)函件的到位率會(huì)很高,起到的效果也會(huì)較好。

１.以三資企業(yè)作為龍頭。國外企業(yè)使用商業(yè)函件比較多,商函這種媒體比較容易讓他們接受。首先應(yīng)該積極發(fā)展國內(nèi)的三資企業(yè)來使用商業(yè)函件業(yè)務(wù),通過他們使用后成功的事例來帶動(dòng)國內(nèi)企業(yè)選擇使用商函這種廣告媒體。

２.以個(gè)體工商戶、新產(chǎn)品生產(chǎn)企業(yè)、科技開發(fā)企業(yè)、出版社、報(bào)社等單位作為重點(diǎn)。這些單位有許多的產(chǎn)品需要推銷出去,郵政商函可以幫他們策劃、設(shè)計(jì)產(chǎn)品推銷方案,與回購訂單結(jié)合起來,提高回函率和交易的成功率,

３.以商業(yè)企業(yè)(如百貨、批發(fā)商店、醫(yī)藥商店等)作為依托。這類企業(yè)面向廣大的消費(fèi)群體,通過他們的成功使用可以提高商函的知名度,擴(kuò)大商函媒體影響面。

４.以在各種宣傳媒體上做廣告及派出大量營銷人員推銷產(chǎn)品的企業(yè)作為切入點(diǎn)。這類企業(yè)有大量的推銷員,每年要花費(fèi)大量的業(yè)務(wù)宣傳和廣告費(fèi)用,應(yīng)通過向他們宣傳商函媒體的成功事例,宣傳商函媒體的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì),幫助他們將產(chǎn)品銷售出去,幫助他們提高企業(yè)效益。

（二）、靈活營銷,促進(jìn)商業(yè)函件業(yè)務(wù)快速發(fā)展

１.產(chǎn)品策略

產(chǎn)品策略是商業(yè)函件業(yè)務(wù)發(fā)展的核心,根據(jù)用戶不同的需求開發(fā)出適銷對(duì)路的商函產(chǎn)品。

針對(duì)目前市場(chǎng)的供求狀況,大力發(fā)展促銷類、推銷型的商業(yè)函件,幫助需要推銷產(chǎn)品的企業(yè)收回訂單,將產(chǎn)品銷售出去;面向廣大消費(fèi)者,大力發(fā)展宣傳企業(yè)形象、公益性廣告等促銷類、宣傳型商函和明信片,如晉江局根據(jù)當(dāng)?shù)靥厣?與當(dāng)?shù)剜l(xiāng)鎮(zhèn)政府聯(lián)系,推出了安海風(fēng)光明信片、陳埭著名企業(yè)明信片、英林服裝名牌企業(yè)明信片等,起到了成片開發(fā)農(nóng)村市場(chǎng)的效果;面向廣大電器、汽配等廠家,大力發(fā)展產(chǎn)品質(zhì)量反饋卡,為這類企業(yè)做好售后服務(wù)工作;積極探索發(fā)展禮儀賀卡類商業(yè)函件,如生日賀卡、教師節(jié)賀卡等;千方百計(jì)發(fā)展各類型的對(duì)帳單業(yè)務(wù),包括電信費(fèi)用對(duì)帳單、金融、保險(xiǎn)等部門的對(duì)帳單業(yè)務(wù)等等;大力發(fā)展郵送廣告業(yè)務(wù)。同時(shí),還可依托主業(yè)發(fā)展回音卡、回執(zhí)寄送等業(yè)務(wù)。惠安局通過開展“多說一句話”活動(dòng),使得１００%的包裹和大部分匯款都辦理了回音卡。

２.促銷策略

促銷活動(dòng)的重點(diǎn)要放在上門營銷上,立足點(diǎn)應(yīng)放在幫助用戶分析使用商函業(yè)務(wù)能帶來的好處,幫助用戶提高商函回函率,將產(chǎn)品推銷出去。如順昌局通過幫助“順心面包房”出主意,提出以郵資廣告明信片作為其銷售優(yōu)惠卡,結(jié)果用戶使用后日營業(yè)額比以往提高了４０%;晉江局幫助“勿忘我婚紗攝影店”策劃使用商業(yè)函件提高知名度,取得很好的效果,用戶表示還要不斷使用商函業(yè)務(wù)。在上門營銷時(shí),可以將使用商函取得較好效果的事例匯編成冊(cè)作為活生生的例子來進(jìn)行宣傳介紹,通過比較,鼓勵(lì)用戶試用商業(yè)函件業(yè)務(wù)。

３.渠道策略

重視委代辦業(yè)務(wù)的發(fā)展。目前商函廣告業(yè)務(wù)處于啟動(dòng)階段,與社會(huì)其它廣告公司相比,在經(jīng)營廣告業(yè)務(wù)上差距較大,因此如果僅僅依靠自身的力量,是很難實(shí)現(xiàn)商函業(yè)務(wù)快速發(fā)展的。商函業(yè)務(wù)的發(fā)展還應(yīng)該依靠社會(huì)委代辦力量,委代辦可以有兩種。第一,聘請(qǐng)當(dāng)?shù)氐泥l(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)或有活動(dòng)能力的干部群眾作為社會(huì)營銷員,通過他們熟悉當(dāng)?shù)厍闆r的特點(diǎn)來協(xié)助發(fā)展商函業(yè)務(wù);第二,通過與社會(huì)廣告公司合作,聯(lián)合發(fā)展商函廣告媒體,郵政主要賺郵資,廣告策劃費(fèi)、制作費(fèi)等讓利于社會(huì)廣告公司。

４.價(jià)格策略

加快商函業(yè)務(wù)的發(fā)展,關(guān)鍵在于培育業(yè)務(wù)市場(chǎng),尤其是大用戶市場(chǎng)。因此,應(yīng)該采取“低門檻”的資費(fèi)政策或先免費(fèi)試用一兩次的辦法,樹立幾個(gè)營銷典型事例,形成營銷過程中有說服力的事實(shí)依據(jù),以說服更多的商家使用商業(yè)函件。優(yōu)惠政策方面,可以在國家郵政局規(guī)定的范圍內(nèi)靈活掌握,可以根據(jù)交寄量的大小采取梯形定價(jià)。同時(shí),在業(yè)務(wù)發(fā)展過程中還要用好、用活、用足國家規(guī)定的商函業(yè)務(wù)發(fā)展代辦酬金政策,保證商函業(yè)務(wù)穩(wěn)步發(fā)展。

三、商函發(fā)展過程中應(yīng)該處理好幾個(gè)關(guān)系

１.處理好加快商函發(fā)展與郵政多元化發(fā)展及發(fā)展其它郵政重點(diǎn)業(yè)務(wù)的關(guān)系。在發(fā)展過程中,不應(yīng)該為發(fā)展商業(yè)信函業(yè)務(wù)而人為地削弱郵政金融、集郵、速遞等其它重點(diǎn)業(yè)務(wù)的發(fā)展,應(yīng)該在加大、加快有利可圖的郵政重點(diǎn)業(yè)務(wù)發(fā)展的同時(shí),加大發(fā)展郵政商業(yè)函件的力度,動(dòng)態(tài)地使商函在郵政業(yè)務(wù)中的比重得到不斷提高。

２.處理好推銷型商函與其它類型商函發(fā)展的關(guān)系。目前,應(yīng)該將產(chǎn)品推銷型商函作為發(fā)展重點(diǎn),因?yàn)橥其N型商函發(fā)展得好將會(huì)有大量的回頭客。促銷時(shí)應(yīng)該立足于幫用戶策劃商函廣告促銷活動(dòng),讓用戶使用一次后會(huì)不斷地使用商函業(yè)務(wù)。但在發(fā)展過程中,各地還應(yīng)根據(jù)各地特色發(fā)展適合當(dāng)?shù)厥袌?chǎng)需求的商函業(yè)務(wù),如產(chǎn)品質(zhì)量反饋卡、旅游明信片、對(duì)帳單等等,促進(jìn)其它類型商函業(yè)務(wù)的開發(fā)。

３.處理好投入與產(chǎn)出的關(guān)系。目前,商函的發(fā)展還處于市場(chǎng)培育階段,處于投入期,在發(fā)展過程中不能急功近利,應(yīng)該從戰(zhàn)略發(fā)展、長遠(yuǎn)發(fā)展的高度來看待商函業(yè)務(wù)的發(fā)展。只要持之以恒,一個(gè)一個(gè)企業(yè)宣傳,商函業(yè)務(wù)就會(huì)逐漸形成規(guī)模,就會(huì)給郵政企業(yè)帶來較高回報(bào),就會(huì)在郵政業(yè)務(wù)中占據(jù)舉足輕重的地位。

４.處理好企業(yè)利益與用戶利益的關(guān)系。在商函業(yè)務(wù)的發(fā)展過程中一定要注重用戶利益的保護(hù),應(yīng)該將用戶利益置于第一位,只有用戶的利益得到保證,需求得到滿足,企業(yè)形象上去了,郵政企業(yè)的利益才可能會(huì)體現(xiàn)出來。

５.處理好主業(yè)與三產(chǎn)的關(guān)系。目前,郵政商業(yè)信函制作一般都在三產(chǎn)公司(如商函廣告公司等)經(jīng)營,因此尤其應(yīng)注意主業(yè)利益與三產(chǎn)利益的關(guān)系,制作費(fèi)的收取應(yīng)該以成本為基礎(chǔ)、以微利為原則,不能過多地追求三產(chǎn)利潤而影響商函業(yè)務(wù)的發(fā)展。

６.處理好專業(yè)化經(jīng)營與支局所經(jīng)營的關(guān)系。在強(qiáng)調(diào)專業(yè)化經(jīng)營管理的同時(shí),還應(yīng)該努力發(fā)揮各支局所發(fā)展商業(yè)函件業(yè)務(wù)的積極性,通過理順條塊關(guān)系,促進(jìn)商函業(yè)務(wù)快速發(fā)展。各支局所對(duì)當(dāng)?shù)仄蟆⑹聵I(yè)單位的情況一般都比較熟悉,充分發(fā)揮出他們的積極性,可以更有效地開展商函營銷工作;各專業(yè)經(jīng)營部門則應(yīng)該對(duì)各支局所加強(qiáng)業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)和管理,加強(qiáng)對(duì)支局所營銷策劃工作的指導(dǎo)。

2006-11