時間：2009-08-20 點擊： 次 來源：網絡 作者：admin - 小 + 大
| 以往我們只能舉頭望明月, 現在，人類已經可以在月球漫步．三十多年前要放置一副電腦需要一個大房間，現在我們已經有手提的微型電腦．事物不斷變化，而且速度驚人，正影響生活的各個方面，在工作方面也不例外．由于世界性競爭激烈，科技不斷進步，員工背景不一，今天的商業運作與以往的已經是大大不同．以下各方面都反映出這些轉變： - 市場需要更高品質的產品． - 有需要以更少資源制造更多產品． - 更注重為顧客提供妥善的服務． 角色轉換 作為管理人員，你扮演的角色也已經轉變，比以前更富挑戰性除每日負責管理工作，如運用有限的資源，解決糾紛及確保工作依時完成等等以外，今天的管理人員還要肩負很多其他的任務。要確保在一個不斷變化的工作環境中取得成功，每個機構都需要工作效率高的管理人才。 職責轉變 無論你的職銜是董事，監督，經理，小組統籌，組長，文書主任，或者是工長，你的職責范圍都不斷轉變。如果我們單單只是注重效率，把事辦好，這樣是不足夠的。今天。領導有方的管理人員也要： ▲ 輔導員工，發展員工的潛能 ▲ 與別人合作，群策群力。 ▲ 建立團隊 ▲ 主持會議 ▲ 解決難題 ▲ 采取主動 ▲ 分析及策劃 ▲ 應付一切轉變 ▲ 接受新職責 ▲ 訂立及檢討目標 ▲ 兼管下屬 ▲ 分配下屬的工作 ▲ 作出決策 ▲ 激勵員工 ▲ 支持員工的創新意念 ▲ 鼓勵員工積極參與 ▲ 建立信心，使員工投入工作 挑戰 管理人員并不是單獨工作的，他們要與其他員工同心協力，完成工作，在不同的情況下，跟機構類不同職別的人員，各式各樣的人共事，以下是一些例子： ▲ 一位年輕的管理人員領導一個工作小組，而小組主要由資深的公司員工組成。 ▲ 一位專責小組負責人與一組人員共同完成計劃，這個小組的組員來自公司內不同職別。 ▲ 一位充滿干勁、領導有方的管理人員，與一位有才華但欠缺動力的員工檢討工作績效的問題。 ▲ 公司委派一位從沒有管理經驗的人員負責帶領專職小組，領導一班同事及管理階層人員。 ▲ 由于更新系統的緣故，一位不熟悉電腦操作的主管要與電腦供應商合作。 ▲ 一位小組負責人希望部門經理檢討一個改善生產力的建議。 第一步 你有沒有遇過以上的情況呢？在日常與人交往中，你有沒遇到類似的挑戰呢？你在不同的情況下遇不同的人一起工作，遇到挑戰時，就必須用適當的人際關系技巧去處理。 最重要的是要耐心的去了解與你一起工作的人，如下屬、同事、上 司、供應商及顧客。試看以下情況： ▲ 你知道屬下的一位生產線上的員工，非常不愿意改變目前的工作方式，你要耐心的聆聽他的意見，并協助他接受新的工作步驟。 ▲ 你知道一位同事非常能干可靠，所以你和他合作得非常順利，三言兩語就能把工作交代清楚。 如果你對其他員工一無所知，又會怎樣呢？試向對方發問問題，然后耐心聆聽，便可使雙方的溝通更加有效。當然，你無須成為業余心理學家，只須要用一點時間發問、聆聽和觀察。 同時，如果可以的話，可預先計劃溝通的步驟，成功與否往往就有賴這番準備工作。 成敗之別 成功的管理人員無論在什么情況下，都可以請教別人幫忙，或與別人合力完成工作。通常他們成功的地方，在于能夠掌握良好的溝通技巧。據研究調查顯示，工作有效的主管人員有以下特點： ▲ 邀請其他員工提供資料及發表意見，使員工更樂意承擔責任。 ▲ 輔導員工，在表現良好的時候加以鼓勵，從而啟發他們的潛能。 ▲ 增加員工的自信，以激勵他們努力工作。 ▲ 總結資料，以確保員工明白工作的性質及同意進行的方法。 ▲ 訂下跟進工作的日期，以監察工作進展。 ▲ 專心聆聽及作出適當反應，以表示關注對方和重視對方。 ▲ 經常提供肯定的意見，教員工如何改善，以確保目標清楚明確，維持效率極佳的工作表現。 使用上列及其他溝通技巧，對于你成為一位成功的管理人員，是十分重要的因素。這些技巧可使你更快捷的解決問題、把握機會、建立一個群策群力、生產力高的小組。 溝通管理學提出一些溝通技巧，助你與機構內每個職別的人員，發展或維持友好合作、群策群力和有建設性的工作關系。溝通管理學向你說明與別人溝通的成功之道，為你提供面對挑戰所需的技巧。 第一個基本原則： 維護自尊，加強自信 自信就是“對自己感到滿意”，通常對自己有信心的人都會表現得有毅力、能干而且易于與人合作。他們較樂意去解決問題、研究各種可行的方法、勇于面對挑戰。 你要維護員工的自尊，小心避免損害對方的自我價值感，尤其在討論問題的時候，你要針對事而不針對人，便可維護員工的自尊。贊賞員工的意見、表示對他們能力充滿信心、把他們看作能干的獨立個體，都可以加強員工的自信。例如： “你提議用較小的碼頭寄運，這個主意很好。現在我們的付運程序比以前更快捷，更順利。謝謝你的意 見。” 要清楚明確 在維護員工的自尊，加強他們的自信時，應要清楚明確。只說一句 “你做得很好”固然并無不妥，但總不及說明做得好的那件事情和原因來得更有意思。這樣做除了可以表示你重視那位員工外，也可以證明你是真心的稱贊他的。例如： “你再一次把這本報告的數字核對一遍，我非常欣賞的這樣認真的工作態度。” 要充滿誠意 在贊賞或認同某人的工作時做到清楚明確，也可以表示你是充滿誠意的。虛假、不真誠的恭維話是容易為人察覺的，這樣不但無益，反而有害。過分的夸獎會使贊賞腿色，減低了贊賞的效力。 有效的使用第一個基本原則可以幫助你： ▲ 打開溝通之門 --- 可以化解彼此之間的隔膜。 ▲ 得到對方合作，把計劃付諸實行 --- 充滿自信的人，大多會言出必行，熱心把理想實現。 ▲ 緩和抗拒的情緒 --- 在解決問題的檢討中，不會使人有受到攻擊的感覺。 ▲ 使組員合作更協調 --- 一個充滿自信的工作小組，一般都更能合作無間、更具創意和更有效率。 第二個基本原則：專心聆聽，表示了解對方感覺 聆聽是打開雙方溝通的主要關鍵。表示了解對方感覺，可令對方知道你能體會他的處境。在細心聆聽之余，再表示關懷體諒。你就可以開啟溝通之門。 表示了解對方感受及明白說話的內容 你要讓對方知道，你正在專心聆聽，同時也明白對方說話的內容和對方的感覺。使對方愿意表達內心的感覺，對于解決困難有很大的幫助。有效的回應包括兩部分：其一描述對方的感覺，其二是總結對方的說話的內容。下面的例子都包括這兩部分： “我明白你對更改時間表有點擔心（表示了解對方擔憂的心情），因為這涉及到超時工作（明白對方說話的內容，知道他擔憂的原因）。” “這么，你就可以比預期早兩個星期進行這項計劃（細心聆聽對方說話的內容）。我想你一定會很高興這么快就獲得批準（表示分享對方快樂的感覺）。” 當對方表達一些愉快的感受時，使用第二個基本原則，也是很有效的。共同分享愉快的感受（舉個例子說：“看來你很喜歡你的新任務”），可以營造互助合作的氣氛。 表現出了解對方的感覺，并不一定表示你同意對方所講的話。通常在說了“我明白你的意思”之類，我們很容易會加上“但是”或“不 過”等字眼。如果使用這些字眼，你給對方的印象，就是你認為他的感受在你的眼中是“錯的”，或者不象你所關注的問題那么重要。應該避免使用這些字眼，在你說出自己的意見之前，可使用“同時”這個詞語，或在適當時候暫時停下來，代替“但是”或“不過”等字眼。 有效的使用第二個基本原則，可使你與別人溝通更坦誠，更有成果。 如果員工不愿意談誠開放的溝通，你或許不能取得有關資料，而這些資料往往影響了工作的成敗。此外，有效的使用第二個基本原則，可以： ▲ 減少抗拒 --- 細心聆聽，了解對方所講的話，可以鼓勵談誠溝通。 ▲ 加強自信 --- 關心對方所講的話及內心的感受，可以令對方感到自己的重要性。 ▲ 鼓勵合作 --- 對方知道你明白他的感受時，會更加樂意與你合作。 ▲ 消除誤會 --- 在對方談誠的說出感受之后，你便可繼續與對方討論可行的解決方法及具體行動。 第三個基本原則：要求幫助解決問題 現在的員工，與十年前的員工有很明顯的分別。現在的員工都有熟練的技巧，而且一般都很熱心的把一己之長貢獻給群體。事實上，他們對本身工作的認識，比任何人都深入清楚。因此，要求幫助解決問題，不單可以有效的運用寶貴的資源，而且可使對方更投入，并加強他們的自信心。 征求意見，將意見進一步發揮 向對方征求意見，可以營造一起合作、共同參與的氣氛，這樣可鼓勵 工作小組共同努力，進一步發揮所提供的意見。例如： 小組負責人：“對于改善這個調查表，你有什么意見呢？” 小組成員：“我認為我們需要加一些地區資料，只須額外加一欄這樣便可以知道公司在那一區的實力比較弱。” 小組負責人：“你說得對，那些資料很重要。如果我們把資料欄放在這里，就不需要重新設計整張調查表。” 向對方征詢意見，固然可以加強他們的自信，但事實上，并非所有的意見都是可行的，有些意見需要加以進一步發揮。如果發生這些情 況，應避免說：“這個主意很好，但是”或“那個主意行不通”。 在可能的范圍內，盡量采用對方所提供的意見。如果那個意見真的 不可行，加以解釋，并請對方提出其他方法。 給與支持，也要對方承擔應有的責任 當下屬或組員同意把構思付諸實行時，你應該加以支持，但要他們知道自己應該承擔的責任。支持對方提出的意見、方針及解決方法， 也要他們承擔應有的責任，這是領導技巧的要點。以鼓勵的方式表示你的支持，隨時提供協助，并在你的能力范圍內，消除有可能出現的障礙。 假如要有效的與人一起合作，運用第三個基本原則，是最合乎常理的方法。利用這個基本原則可以： ▲ 集思廣益 --- 三個臭皮匠，勝個一個諸葛亮。 ▲ 令他人更積極與解決困難 --- 鼓勵員工積極參與，可以使他們 更投入解決困難。 ▲ 增強合作關系 --- 鼓勵積極參與，可增強你與工作小組、組 員、同事或上司之間的工作關系。 ▲ 加強自信 --- 看見自己的提議得到采納，人人都會感到高興。 |
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