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計劃的作用、表現形式

時間：2009-09-07 點擊：次來源：網絡作者：佚名 - 小 + 大

計劃的作用
組織管理的好壞，能否達到預期的目標，有了正確的決策之后，主要取決于計劃職能的完善與否。計劃職能對于任何組織都是至關重要的。所以，建立和加強組織的計劃管理，對于實現組織目標、滿足市場需要、提高企業的經濟效益，都具有重要的意義和作用。
計劃對組織管理的作用主要表現在以下幾個方面：
（一）指明方向，協調工作
管理學家孔茨說：“計劃工作是一座橋梁，它反我們所處的此岸和要去的彼岸連接起來，以克服這一天塹。”這說明，計劃起到了目標與現實位置之間橋梁的作用，計劃工作使組織全體成員有了明確的努力方向，并在未來不確定性和變化的環境中把注意力始終集中在既定目標上，同時，各部門之間相互協調，有序地展開活動。
盡管實際工作結果往往會偏離預期目標，但是計劃會給管理者以明確的方向，從而使偏離比沒有計劃時要小得多。另一方面，不管結果如何，計劃工作能迫使管理者認真思考工作和工作方式，弄清這兩個問題就是計劃工作價值體現之一。
（二）預測變化，降低風險
計劃是指向未來的，未來常常會有我們無法準確預知的事情發生，對計劃產生沖擊，因而未來具有一定的不確定性和風險。面對未來的不可控因素，計劃促進組織采用科學的預測，提出預案，早作安排，多手準備，變不利為有利，減少變化帶來的沖擊，從而把風險降低到最低限度。
但是不要誤認為“計劃可以消除變化”。變化總會有的，計劃并不能消除變化，但計劃可以預測變化并制定應對措施。
（三）減少浪費，提高效益
一個嚴密細致的計劃，可以減少未來活動中的隨意性，能夠消除不必要的重復所帶來的浪費，同時，還可以在最短的時間內完成工作，減少非正常工作時間帶來的損失，有利于組織實行更經濟的管理。
（四）提供標準，便于控制
計劃是控制的基礎，控制中幾乎所有的標準都來自于計劃，如果沒有既定的目標和指標作為衡量尺度，管理人員就無法檢查目標的實現情況以及糾正偏差，也就無法控制。
針對計劃有一種誤解，認為計劃一旦制定，就是意味著所有工作必須一成不變地嚴格按照計劃執行，“計劃降低靈活性”。事實上，在一個變化的環境中，計劃是需要不斷地制定和修訂，以適應變化。另外，計劃并不是死的規章制度沒有任何余地，制定的計劃內容可以根據不同情況留有一定的彈性空間。
計劃的表現形式
計劃活動的結果可以表現為各種具體的計劃形式。美國的管理學家孔茨和韋里克從抽象到具體把計劃分為宗旨、目標、戰略、政策、程序、規則、規劃和預算等八層體系，如圖所示。
（一）宗旨(Purposes missions)
宗旨是指社會賦予組織的目的或使命，即一個組織是干什么的和應該干什么。比如，學校的使命是教書育人，法院的使命是解釋和執行法律，醫院的使命是治病救人等。不同的組織表現為不同的宗旨，這也是一個組織存在的基本理由。
(二)目標(Objectives)
目標是宗旨的具體化，組織的目標是圍繞組織存在的使命而制定的，它說明了組織從事這項事業的預期成果。管理者將組織目標細化，從而得出各方面的目標，從確定目標到目標分解，直至形成目標體系，構成了組織全部計劃的基礎。目標不僅是計劃工作的終點，而且也是組織、領導和控制所要達到的最終結果。
(三)戰略(Strategies)
宗旨、目標仍不能清楚地描述一個組織的具體實際情況，因此，戰略是為了達到組織的長遠目標所采取的行動方針和資源利用的總計劃，是實現組織目標的途徑。它表現為一種總的方案，指出工作的重點和順序以及人、財、物等各種資源分配的方法。
(四)政策(Policies)
政策是組織在決策或處理問題時用來指導和溝通思想與行為的文字規定。政策作為計劃，有助于將一些問題的解決事先確定下來，減少對某些例行事件的處理成本，并給其他派生計劃以一個全局性概貌，從而使主管人員能夠控制全局。制定政策應酌情考慮下級在一定范圍內的自由，使下級在不違背政策的前提下，較好地處置問題。
(五)程序(Procedures)
程序是制訂處理未來活動的例行方法和時間順序的計劃，它規定了解決例行問題的方法、步驟。程序也可以看作是一種經過優化的計劃，是日常工作過程和工作方法的提煉和規范化。通俗地講，程序也就是辦事手續。程序與戰略不同，它是行動指南，而非思想指南。程序與政策不同，它沒有給行動者自由處理的權力。在實踐工作當中，程序一般表現為組織的規章制度。
(六)規則(Rules)
規則是指根據具體情況采取或不采取某種特定的行動的規定。通常是一種最簡單形式的計劃。規則與政策的區別在于規則在應用中不具有自由處置權，而政策在決策時則有一定的自由處置權；規則與程序的區別在于規則是指導行動但不說明時間順序，可以把程序看作是一系列的規則的總和，但一條規則可能是或可能不是程序的組成部分。
(七)規劃(Programs)
規劃是一個組織比較全面的長遠發展計劃，它包括目標、政策、程序、規則、任務分配、采取的步驟、要使用的資源以及為完成既定行動方針所需要的其他因素。組織的規劃是一份綜合性的，同時，也是粗線條、綱要性的計劃。通常情況下，規劃需要資金和預算的支持。
(八)預算(Budgets)
預算是用數字表示的預期結果，也可以被理解為數字化的計劃。一般用貨幣單位來表示，也可以用諸如工時、機時、產品單位或其他的數字指標來表示。預算是一種主要的控制手段，因為作為數字化的預算是計劃與控制的連接點，也是控制的衡量標準。

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