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管理控制過程

時間：2009-08-31 點擊：次來源：網絡作者：佚名 - 小 + 大

控制是一個有規律的程序化一個過程，它貫穿于整個管理活動的始末。在組織目標的實施中，不斷地在計劃與實施結果之間進行比較，發現兩者之間差距，并找出這種差距的原因和制定新的改進措施，就是這個控制過程。控制職能的性質與目的決定，它的步驟遵循計劃的邏輯思路：（1）制定控制標準；（2）對照標準衡量績效；（3）采取糾正行動
一、建立標準
（一）擬訂標準
標準是指一種作為模式或規范而建立起來的測量單位或具體的尺度。控制的第一步是建立一系列切實可行并已被員工接受的績效標準，以便確定控制的目標和依據，因而擬定標準是進行控制的基礎，管理人員可以對照標準判斷績效和成果。
任何一項具體工作的衡量標準都應該從有利于組織目標實現的總要求出發來加以制定，控制標準是從一個完整的計劃中遴選出來的、對工作成果的衡量具有重要意義的關鍵點。從計劃中選擇關鍵控制點的能力是一種藝術，有效的控制取決于這種能力。最理想的控制標準是可考核的標準。
標準的類型有很多，它的建立取決于所需衡量的績效和成果領域。標準的表現形式很多，大致分為定性標準和定量標準兩大類。標準可以是數量上的，如銷售額、利潤等，也可以是質量上的，如觀眾看完廣告后的印象。
（二）制定標準的方法
制定標準的方法通常有如下幾種：
1．統計計算法
統計性標準，也叫歷史性標準，是利用統計方法來確定預期結果，以分析反映企業經營在各個歷史時期狀況的數據為基礎來為未來活動建立的標準。標準所選擇的具體統計數字可能是平均數，也可能是高于或低于中點的一個定點。這種方法常用于擬定與企業經濟效益有關的標準，能較好地反映過去的平均或一般的水平或狀態，為預期未來的行為提供了有益的依據。歷史性標準統計資料作為某項工作確定標準具有簡便易行的好處，但是當系統波動較大時，這種方法容易忽視新的情況，特別是未來可能出現的變化，因此其準確性就不是很大了。
2．經驗估計法
經驗估計法，就是根據經驗和判斷來估計預結果，根據評估建立標準。人們有時缺乏對歷史數據的積累，而主管人員的經驗，可能在一定程度上彌補這一不足。它實際上反映了一種價值判斷，管理者對目標的期望及其個人價值系統將起決定作用；同時管理者需要對已經發生變化的新情況，尤其是未來的情況要運用主觀判斷進行評估。和前一種方法相比較，它更重視新的情況，有得發揮管理人員的主觀技能，但在應用時要注意利用各方面的管理人員的知識和經驗，綜合大家的判斷，列出一個相對先進合理的標準。
3．工程(工作)方法
工程(工作)方法是工程標準是通過對工作情況進行客觀的分析，并以準確的技術參數和實測的數據為基礎來制定的。它既不利用現成的歷史數據，也不依靠管理者的經驗判斷，而是對實際發生的活動進行測量，從而訂閱出符合實際的可靠標準。這種方法，由于是建立在客觀測量基礎上的，因此它更客觀、更科學。
二、衡量績效
控制過程的第二個步驟是衡量、對照及測定實際工作的成績與標準之間的差異，即衡量實際績效。衡量實際績效就依據標準檢查工作的實際執行情況，以便與預期的目標相比較。它是控制工作的中間環節，是發現問題的過程。衡量實際績效的目的是為了給管理者提供有用的信息，為采取糾正措施提供依據。
這一階段的具體內容包括：確定衡量的手段和方法；落實進行衡量和檢查的人員；通過衡量-對比過程獲得偏差信息，即確定實際業績是否滿足了預定或計劃的標準。
按照標準來衡量實際成效的最好辦法應當建立在向前看的基礎上（即前饋控制），這樣可使差錯在其實際發生之前就被發現并采取適當的措施加以避免。富有經驗與遠見的主管人員常常能預見可能出現的偏差。
但有些工作其成效是很難精確衡量的，甚至其標準也是難以精確確定的。在這種情況下，盡量要擬定一些可考核的標準，用定量的或定性的“有形”標準去取代那些無形的、籠統的、往往攙雜著許多主觀因素的標準。
衡量實際績效經常采取的方法有：親自觀察；分析報表資料；召開會議；抽樣調查等。
三、采取糾正措施
衡量實際績效之后，應將衡量的結果與標準進行比較，以使各項工作按著計劃要求的軌道發展。通過實際業績與控制標準之間的比較，可以檢驗兩者之間有無偏差。若沒有偏差，工作按原計劃繼續進行；若有偏差則要分析其產生的原因，并采取相應的措施。
糾正偏差是控制的關鍵，體現了執行控制職能的目的。這一階段可具體分為三個環節：
（一）找出偏差產生的原因
當偏差產生時，應該對許多可能的原因進行調查以發現造成這種偏差產生的諸多原因、條件，并進行深入分析，找出其中主要原因，這樣才能有針對性地采取糾正措施，從根本上糾正偏差。
產生偏差的原因，可能是原先計劃和標準制定得不科學或計劃脫離實際造成的，也可能是由于或者環境發生預料不到的變化，或者是原來被認為正確的計劃不再適應新形勢需要。
（二）糾偏措施
當實際業績（產出）與計劃（預定）的業績標準發生重大差異，一旦查出了偏差的原因后，必須采取特殊有效的行動去糾正這些情況。
下面是糾偏措施的重要步驟：
1．經營階段
要及時調查偏差原因；決定所需糾偏措施；根據決策，對糾正情況及時予以指導；緊密監督糾偏措施，從而確保它是根據指導的要求得以實行的，并確保其有效性。
2．行政管理階段
進一步調查重復出現的問題，確定對此負有責任的人為或物質的基本因素；根據情況的要求，采取積極的或消極的懲罰措施；制定創造性計劃防止偏差情況的重復出現；認清所處的環境狀況，并引入已計劃好的措施。
偏差的產生原因不同，因此其糾正方法也不同。這些方法有：改進工作方法；改進組織領導工作；調整或修改原來計劃或標準等等。
第一，對于因工作的失誤造成的問題，控制工作主要是"糾偏"，即加強管理、監督，確保工作與目標的接近或吻合；第二，若計劃目標不切合實際，控制工作主要是按實際情況修改計劃目標；第三，若組織的運行環境發生重大變化，致使計劃失去客觀的依據，控制措施是啟動備用計劃或重新制定新計劃。
選擇和實施過程中應注意問題：①保持矯正方案雙重優化：判斷矯正方案的合適性需要考慮兩方面的要求：一是矯正工作的經濟性。矯正方案實施的成本大于聽任偏差發展可能帶來的損失，則放棄矯正行動；二是管理控制工作必須在滿足經濟性要求的前提下，通過對各種可行矯正方案比較分析，選擇投入最少、成本最小、解決偏差效果最好的方案；②充分考慮原先計劃實施的影響：“追蹤決策”，在制定和選擇追蹤決策方案時，需要充分考慮組織伴隨著初始決策的實施已經消耗的資源和這種消耗對客觀環境造成的影響以及人員思想觀念的轉變問題。③注意消除組織成員對糾偏措施的疑慮：要充分考慮和處理組織成員對擬采取矯正措施的各種態度，特別是消除執行者的疑慮，避免方案實施時出現人為障礙。
（三）糾正行動的時間性
為了提高糾正行動的效率和降低糾正行動的成本，就必須盡可能早、盡可能快的糾正偏差。

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